Innovatief aanbesteden

Filter items

Doel

Het programma Innovatief Aanbesteden van het (toenmalige) agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie (IWT) liep van medio 2008 tot eind 2013. Met dit programma wilde het IWT onderzoek en innovatie via overheidsopdrachten stimuleren en daarmee inspelen op de Europese evoluties en (toen nog niet in Belgische wetgeving omgezette) regelgeving (in het bijzonder richtlijn 2004/18/EG) om de aankoopmacht van de overheid meer in te zetten als een instrument voor vraaggedreven innovatiestimulering.

Het doel van het programma Innovatief Aanbesteden was tweeledig:

  • versterking van de internationale concurrentiepositie van de Vlaamse bedrijven;
  • de Vlaamse overheid in staat stellen om via innovatieve oplossingen haar eigen werking en dienstverlening te optimaliseren en grote maatschappelijke uitdagingen (vergrijzing, gezondheidszorg, mobiliteit, milieu, …) zo efficiënt mogelijk aan te pakken.

 

Aanpak

Voor de uitvoering van het programma Innovatief Aanbesteden ontwikkelde het IWT een specifieke methodologie om de Triple Helix actoren (overheid, kennisinstellingen en industrie) samen op zoek te laten gaan naar innovatieve oplossingen voor specifiek gestelde overheidsbehoeften. Belangrijk bij deze methodologie was de (vaak nog “missing”) link te leggen tussen de overheidsbehoefte (vraag) en de innovatiecapaciteit van de kennisinstellingen en de industrie (aanbod) om te komen tot oplossingen die de gestelde overheidsbehoefte optimaal konden invullen.

Het programma Innovatief Aanbesteden was breed van opzet. In principe werden alle dertien (toenmalige) beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid in het programma betrokken. Tien beleidsdomeinen hebben ook effectief aan het programma deelgenomen.

Via een hiertoe aangeduid contactpunt Innovatief Aanbesteden werden binnen elk beleidsdomein opportuniteiten voor innovatieve oplossingen ter verbetering/optimalisering van de eigen beleidsvoering, werking en dienstverlening gedetecteerd. Die opportuniteiten konden dan (in een “open oproep” kader) als een concreet projectidee worden ingediend bij het IWT. Om het programma zo breed mogelijk over de Vlaamse overheid uit te rollen, was een minimale voorwaarde dat vanuit elk (deelnemend) beleidsdomein minstens één project Innovatief Aanbesteden zou worden geselecteerd (“opgelegde spreiding”). De door het IWT geselecteerde projecten kwamen terecht in het specifieke traject Innovatief Aanbesteden (zie hieronder) en konden rekenen op begeleiding en financiële ondersteuning van het IWT-Kenniscentrum Innovatief Aanbesteden. Elke (deelnemende) Vlaamse minister kreeg een ad hoc delegatie van maximaal 1 miljoen euro toegekend voor de realisatie (in zijn/haar opdracht) van projecten Innovatief Aanbesteden.

 

Traject Innovatief Aanbesteden

De voor Innovatief Aanbesteden geselecteerde projecten kwamen terecht in een traject dat bestond uit drie fasen:

(1) het innovatieplatform,

(2) de precommerciële aanbesteding (O&O-traject) en

(3) de klassieke (commerciële) aanbesteding (aankoop van een innovatieve oplossing).

In een eerste fase werd een innovatieplatform opgericht waarbinnen de overheidsentiteit(en) die het project had(den) ingediend ging(en) samenzitten met bedrijven, kennisinstellingen en onafhankelijke experts om een innovatieve oplossing te bedenken voor de gestelde overheidsbehoefte. In onderling overleg en via een marktbevraging maakte het innovatieplatform een technologische stand van zaken op:

  • welke innovatieve oplossingen zijn vandaag beschikbaar voor de gestelde overheidsbehoefte?
  • kunnen deze oplossingen meteen worden ingezet voor de gestelde overheidsbehoefte?
  • of is er nog nood aan onderzoek en ontwikkeling (O&O)?

Het antwoord op deze vragen bepaalde de volgende stappen van het project:

  • als de beoogde innovatieve oplossing al beschikbaar was op de markt en rechtstreeks kon worden aangekocht, dan kon(den) de overheidsentiteit(en) meteen overgaan naar de derde fase en een klassieke (commerciële) aanbesteding plaatsen om de innovatieve oplossing aan te kopen. In het Europese jargon is dit Public Procurement of Innovation (PPI).
  • als de beoogde innovatieve oplossing nog niet beschikbaar was op de markt en er nog een doorgedreven O&O-traject nodig was om tot de beoogde oplossing te komen, dan kon(den) de overheidsentiteit(en) op zoek gaan naar andere instrumenten voor O&O-financiering (bv. het programma Strategisch Basisonderzoek (SBO)) en werd het traject Innovatief Aanbesteden verlaten.
  • als de beoogde innovatieve oplossing nog niet beschikbaar was op de markt en er enkel nog een beperkt O&O-traject (bv. prototypeontwikkeling) nodig was om tot de beoogde oplossing te komen, dan kon(den) de overheidsentiteit(en) overgaan tot de tweede fase en een precommerciële aanbesteding plaatsen om dat O&O-traject te laten uitvoeren. In het Europese jargon is dit Pre-Commercial Procurement (PCP).

Het programma Innovatief Aanbesteden bood de deelnemende overheidsentiteiten dus de mogelijkheid om via een precommerciële aanbesteding (tweede fase) O&O “aan te kopen” bij bedrijven en/of kennisinstellingen om uiteindelijk te komen tot een innovatieve oplossing voor hun gestelde behoefte. Die oplossing kon dan via een klassieke (commerciële) aanbesteding (derde fase) worden aangekocht op de markt.

In tegenstelling tot de derde (commerciële) fase viel de tweede (precommerciële) fase van Innovatief Aanbesteden niet onder de “klassieke” regelgeving voor overheidsopdrachten (cf. de Europese richtlijnen en de omzetting hiervan in nationale wetten). Hier bestond dus geen Belgisch (of Vlaams) regelgevend kader voor. Wel moest de precommerciële fase beantwoorden aan de kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (O&O&I) van de Europese Commissie en in alle openheid, transparantie en respect voor gelijke behandeling en de principes van behoorlijk bestuur verlopen. De modaliteiten van de precommerciële aanbesteding werden contractueel vastgelegd en er was steeds sprake van “risk-benefit sharing”: zowel de betrokken overheidsentiteit(en) als het bedrijf (of het bedrijvenconsortium) leverden een financiële inspanning en deelden samen de risico’s en de voordelen. De intellectuele eigendomsrechten van alle deelnemende partijen werden altijd gegarandeerd.

 

Resultaten

Met Innovatief Aanbesteden richtte het IWT zich vooral tot projecten met een belangrijk O&O-gehalte (precommercieel) maar het programma resulteerde ook in de directe aankoop van innovatieve producten en diensten (commercieel).

In totaal werden 50 projectvoorstellen door de deelnemende beleidsdomeinen ingediend. Hiervan werden 16 projecten door het IWT goedgekeurd om in het traject Innovatief Aanbesteden te stappen. Hieronder  wordt een overzicht gegeven van deze projecten, het gevolgde traject Innovatief Aanbesteden en het behaalde resultaat.

PDF icon Overzichtstabel resultaten Innovatief Aanbesteden

Een belangrijk initiatief van de IWT-Kenniscel Innovatief Aanbesteden was het Europese project Smart@Fire. Samen met partners uit het Verenigd Koninkrijk, Nederland, Frankrijk, Duitsland, Hongarije en verschillende Belgische stakeholders werd een precommercieel traject opgezet om slimme beschermsystemen voor brandweerlui te ontwikkelen. Dit traject (prototyping en testing) werd succesvol afgerond.

 

Vervolg

Het programma Innovatief Aanbesteden liep tot eind 2013. In 2015 was het programma onderwerp van een audit door het Rekenhof.

Het Rekenhof vond dat het IWT een geschikte methodiek had ontwikkeld voor Innovatief Aanbesteden en hierin een voortrekkersrol had gespeeld. Het programma en de methodiek waren nieuw en voor alle betrokken partijen (het IWT zelf en alle projectdeelnemers) een interessant leerproces. De concrete (project)resultaten[DE3]  waren voor het Rekenhof echter onvoldoende.

PDF icon Overzichtstabel resultaten Innovatief Aanbesteden

Het Rekenhof signaleerde een aantal knelpunten:

  • te weinig focus op beleidsdomeinen met een daadwerkelijke innovatiebehoefte en -ontvankelijkheid (voortvloeiend uit een innovatieagenda) door de opgelegde spreiding (per beleidsdomein moest minimaal één project worden geselecteerd). Hierdoor kwamen niet altijd de meest “innovatierelevante” projecten naar boven en heeft het programma (te) weinig geresulteerd in een significant verbeterd innovatiebeleid en/of een meer toekomstgericht aankoopbeleid van de Vlaamse overheid.
  • mismatch tussen het budgettaire kader en het beleidskader. Elke (deelnemende) Vlaamse minister kreeg een ad hoc delegatie van maximaal 1 miljoen euro toegekend om minstens één project per beleidsdomein te realiseren maar er bestond (en bestaat) geen 1/1-relatie tussen ministers en beleidsdomeinen.
  • soms te weinig engagement in termen van mensen en (financiële) middelen van de deelnemende administratieve entiteiten om de projecten te realiseren (zeker bij beoogde O&O-trajecten).
  • relatief zware procedures (met vele procedurestappen en goedkeuringsmomenten) en lange doorlooptijden (zeker tussen de opstart van het project en de conclusie van het innovatieplatform).
  • de onduidelijkheid en (juridische) onzekerheid doordat de precommerciële aanbesteding buiten de “klassieke” overheidsopdrachtenregelgeving viel maar niettemin aan een aantal voorwaarden moest voldoen (o.a. de kaderregeling voor O&O&I-staatssteun).

Het Rekenhof formuleerde ook een aantal aanbevelingen die bij een mogelijk vervolg op/van het programma Innovatief Aanbesteden in acht konden worden genomen:

  • een nieuw of vervolgprogramma afstemmen op de innovatieagenda van de Vlaamse overheid (en de beleidsdomeinen en individuele -entiteiten) zodat projecten kunnen inspelen op concrete innovatiebehoeften op (middel)lange termijn en waarbij ook bestaande innovatiestructuren en -instrumenten optimaal worden benut. Randvoorwaarde: er moet inderdaad een innovatieagenda zijn.
  • maximaal rekening houden met de (nieuwe) mogelijkheden die de overheidsopdrachtenregelgeving te bieden heeft, in het bijzonder de Europese richtlijn 2014/24/EU en de omzetting hiervan in Belgische wetgeving (en ook Vlaamse regelgeving).
  • de beleidsdomeinen op vrijwillige basis projecten (die uiteraard passen binnen het programma) laten indienen en hen aansporen om ook zelf voldoende mensen en (financiële) middelen in te zetten.
  • voortbouwen op de door het IWT ontwikkelde methodiek maar met een zo sluitend mogelijke onderbouwing en motivering van de (eventuele) precommerciële aanbesteding.
  • streven naar zo eenvoudig mogelijke (goedkeurings)procedures en zo beperkt mogelijke doorlooptijden.
  • een beslissing nemen over de projecten die bij het beëindigen van het programma Innovatief Aanbesteden werden opgeschort.
  • overheidsaankopers (nog) meer informeren, sensibiliseren, begeleiden en ondersteunen bij het aankopen van (bestaande dan wel nieuwe) innovatie.

Het nieuwe Programma Innovatieve Overheidsopdrachten (PIO), dat voortbouwt op het voormalige programma Innovatief Aanbesteden (IA) en ook op het voormalige initiatief Overheidsopdrachten voor Innovatie, komt in belangrijke mate tegemoet aan de bemerkingen en aanbevelingen van het Rekenhof. Het onderstaande overzicht overloopt wat anders/nieuw is.

IA (2008-2013) PIO (2016-2019)
Kenniscentrum IWT Kennisplatform Vlaamse overheid
100% (IWT-)financiering O&O (→ beperkt engagement partners) 50% cofinanciering O&O (→ groter engagement partners)
Vooral nadruk op O&O Focus op O&O en innovatie
Alle domeinen in parallel (opgelegde spreiding) Prioriteit voor domeinen met innovatieagenda
Onzeker juridisch kader (voor de precommerciële aanbesteding)

Nieuwe regelgeving, ook op Vlaams niveau (en ook voor de precommerciële aanbesteding)

 

 

Deel deze pagina

  • Vond u wat u zocht?
X
Blijf op de hoogte van al ons nieuws en onze activiteiten en schrijf u in op onze nieuwsbrief.
CAPTCHA
Deze vraag is om te testen of u een echte bezoeker bent en om spam tegen te gaan.

Contactgegevens

Erwin Dewallef

Afdeling Strategie en Coördinatie
Beleidsmedewerker
02 553 60 06