Digitalisering financiële dossiers – instap Boekhoudkantoor
Op 6 maart 2015 keurde de Vlaamse Regering de oprichting van drie centrale dienstencentra goed, waaronder het Boekhoudkantoor bij het departement Financiën en Begroting.
Dit Boekhoudkantoor zal de boekhoudkundige controles van alle verrichtingen in OraFin (digitale boekhoudsysteem) op zich nemen. Het team Financiële Dienstverlening van de afdeling Algemene Zaken en Ondersteuning (AZO) zal vanaf 1 juni 2016 voor het departement Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI) geen goedkeuringen als boekhouder meer verrichten.
Een sine qua non voor het werken met het Boekhoudkantoor is een volledig digitale flow van de dossiers, met andere woorden geen goedkeuringen meer afhandelen op basis van papieren stukken.
Omdat het departement EWI al eerder de vele voordelen van een dergelijke digitale flow van financiële dossiers inzag, werd hier 3 jaar geleden al voluit op ingezet. Toen ging Findos van start, een digitaal SharePoint-platform. EWI bouwde zelf deze SharePoint-oplossing zelf. Ze wordt voor en door de klanten van AZO gebruikt. Vanuit OraFin is er een link naar het volledige digitale vastleggingsdossier, zowel voor overheidsopdrachten als voor subsidies of facturen.
EWI toont hoe het moet
Inzake de digitalisering van de financiële dossierflow speelt het departement EWI een voortrekkersrol. Meerdere entiteiten van de Vlaamse overheid, waaronder het Boekhoudkantoor zelf, kwamen een kijkje nemen en vroegen een demovoorstelling van onze werkwijze.
Last but not least is er ook de positieve invloed op het betaalgedrag. Niet voor niets is het departement EWI de beste leerling van de klas met 97% tijdig betaalde facturen voor het jaar 2015.
DOSOP 3.0 - dossieropvolging en documentbeheer geïntegreerd
Ook voor de administratieve opvolging van dossiers werd ingezet op efficiëntieverbetering . Zo werd met de introductie van DOSOP 3.0 (DossierOpvolgingssysteem) een aantal bestaande IT-systemen geïntegreerd.
DOSOP 3.0 is de combinatie van een MS Access-opvolgsysteem dat de stand van zaken van een dossier bijhoudt, en een documentbeheersomgeving 'DOSOPBIB' (SharePoint-systeem) waarin de bijbehorende documenten worden geklasseerd. Waar de stukken voorheen verspreid waren over verschillende opslaglocaties, zitten deze nu op één plaats opgeslagen.
Waardevolle informatie over de gedane stappen is beschikbaar in DOSOP zelf. Is het dossier al naar de Inspectie van Financiën gezonden? Is er al een antwoord ontvangen? Op welk begrotingsartikel zal dit worden aangerekend? Deze applicatie geeft tevens toegang tot informatie uit het centrale financiële systeem OraFin over gerealiseerde vastleggingen en uitbetalingen.
DOSOPBIB brengt in één enkele interface het traject van onze digitale stukken samen. Een digitaal binnengekomen of ingescand poststuk vindt zijn weg naar het uiteindelijke dossier. Ontwerpversies van documenten kunnen worden bijgehouden en zijn beschikbaar voor hergebruik. Alle belangrijke administratieve dossierstukken kunnen aan de juiste administratieve processen worden gelinkt. Die administratieve stukken die nodig zijn voor de boekhoudkundige afwikkeling van een dossier, krijgen de kwalificatie "Findos-stuk" en kunnen dan met een druk op de knop naar hierboven vermelde Findos-platform worden gekopiëerd.
DOSOP 3.0 is door het departement zelf ontwikkeld en succesvol uitgerold in oktober 2015.