Universiteiten en hogescholen in Vlaanderen rapporteren over hun onderzoek en onderzoeksbeleid. De instellingen leveren hiervoor aan verschillende instanties en in verschillende vereiste vormen hun gegevens aan. Dit bezorgt de instellingen vaak overbodige administratieve lasten. Het project ‘Vereenvoudiging van onderzoeksverslaggeving’ wil deze administratieve werklast verminderen en tot efficiëntere beleidsmonitoring komen. Het projectteam schetst in de eerste plaats de omvangrijke onderzoeksrapportering in al haar facetten. Het was een hele oefening om de verspreide kennis rond onderzoeksrapportering samen te brengen. De inventaris bewijst in de eerste plaats de redundantie van rapportering.
Dit eindrapport legt suggesties en aanbevelingen voor om de onderzoeksrapportering te vereenvoudigen. De projecttekst werd samengesteld aan de hand van intern en extern overleg met het projectteam, stakeholders en de Vlaamse overheid (EWI). Er is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van bestaande overlegplatformen en werkgroepen. Als laatste tussenstop stelde het projectteam de voorlopige stand van zaken voor tijdens een studiedag in februari 2011.
Aanbevelingen
De aanbevelingen kunnen samengevat worden in zes thema’s.
- De informatiestromen kunnen uniformer. Voor het gebruik van classificatiescodes stelt het projectteam de FWO-disciplinecodes en DHO-codes voor als basis voor onderzoeks- en onderwijsrapportering. Het uitbouwen van een bijhorend afsprakenkader is cruciaal. De personeelsrapportering gebeurt best via één uitgebouwde databank voor personeel in het hoger onderwijs. Daarnaast wenst het projectteam bepaalde zaken te stroomlijnen, zoals de officiële start van het academiejaar, de gehanteerde terminologie, het tienjarige tijdsvenster voor de publicaties van de BOF-sleutel en de werkingsmiddelen en het uitbreiden van DHO.
- Om dataprocessen te ondersteunen, wordt de functie van ‘informatiemakelaar’ geïntroduceerd, naar Nederlands voorbeeld. Per universiteit beheerst, coördineert en optimaliseert de informatiemakelaar de processen van data-aanlevering, -valorisatie en –verwerking. Daarnaast werkt de informatiemakelaar nauw samen met andere universiteiten met het oog op een uniforme en duidelijke aanlevering.
- Ook de uitbouw van de FRIS-databank en bijhorende portal is een haalbare manier om onderzoeksdata overzichtelijk te maken.
- Het jaarverslag, luik onderzoek, blijft een nuttig document voor de instellingen zelf en voldoet aan de verplichte overheidsrapportering.
- Het projectteam stelt voor om de gedetailleerde rapporteringsplicht over wetenschapscommunicatie te verminderen, en dit voornamelijk op kwantitatief niveau.
- Ook hogescholen werden bij dit project betrokken. De aanbevelingen voor hogescholen staan apart vermeld, aangezien hun financiering en manier van rapportering erg verschilt met die van universiteiten.
